Контроль исполнения документов

Организация контроля исполнения документов одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. От уровня организации работы с документами зависит успех любой организации, как коммерческой, так и государственной.

Система делопроизводства призвана обслуживать процесс управления. Документы должны создаваться в нужное время, в нужном месте и в нужное время быть под рукой. В этом предназначение системы делопроизводства, в этой же плоскости лежат и основные критерии ее оценки. К сожалению, на практике технологическая сторона вопроса зачастую заслоняет его основное содержание. «Идеальной» или просто хорошей системой делопроизводства следует считать не ту, где, например, задействовано больше компьютеров или разработано больше унифицированных форм, а ту, которая, обеспечивая работу организации в полной мере, помогает ей, не дает сбоев, не создает дополнительных трудностей. Какие при этом используются средства и технологии – это уже другой вопрос. Иное дело, что эти средства и технологии создают основу, предпосылки для эффективной реализации системой делопроизводства своих функций.

Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью, которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Как правило, основная проблема, которая приводит компании к необходимости автоматизации контроля исполнения документов, связана с быстрым ростом компании, когда важно сохранить контроль над процессами. На внедрение системы контроля исполнения компанию часто подталкивают постоянные задержки в исполнении распоряжений руководителя или заявок клиентов, причем выяснить, а тем более, исключить причину задержек бывает непросто.

Автоматизация контроля и регистрации документов приводит не только к повышению исполнительской дисциплины в компании, но и к появлению возможности для руководителя проанализировать причины невыполнения управленческих решений или заявок клиентов. В случае большого количества дисциплинарных причин руководитель получает на экране компьютера основание для принятия соответствующих мер. В случае большого количества объективных причин, связанных с нарушениями в работе поставщиков, дилеров или других партнеров, а также с колебаниями рыночной конъюнктуры, руководитель получает материал для анализа регулярности того или иного типа нарушений, выяснения причин и принятия соответствующих управленческих решений.

Вышеназванные обстоятельства вызывают необходимость их дальнейшего глубокого и всестороннего рассмотрения, изучения и анализа.

Объектом исследования выступает ОАО «Барнаульский дрожжевой завод». Предмет исследования - организация контроля исполнения документов на предприятии.

Целью данной работы будет организация контроля исполнения документов на предприятии.

Постановка цели обусловила необходимость решения следующих взаимосвязанных задач:

- рассмотреть понятие, значение и организация контроля исполнения документов;

- изучить формы контроля за исполнением документов;

- проанализировать виды контроля исполнения документов;

- провести анализ организации контроля исполнения документов на примере ОАО «Барнаульский дрожжевой завод»;

- рассмотреть возможности применения автоматизированных систем контроля исполнения документов на предприятии;

- рассмотреть возможности применения автоматизированных систем контроля исполнения документов на предприятии.

Содержание

Введение . . . . 3

Глава 1.Контроль исполнения документов: основные понятия . . . . 6

1.1. Понятие и значение организации контроля исполнения . . . . 6

1.2. Организация контроля за исполнением документов . . . . 8

1.3. Этапы контроля исполнения документов . . . . 14

Глава 2. Организация контроля за исполнением документов на предприятии ОАО «Барнаульский дрожжевой завод» . . . . 21

2.1. Краткая характеристика предприятия . . . . 21

2.2. Описание системы контроля за исполнением документов на предприятии ОАО «БДЗ» . . . . 23

2.3. Совершенствование контроля за исполнением документов на исследуемом предприятии . . . . 26

Заключение . . . . 31

Список использованной литературы . . . . 33